个人资料收集声明

中国太平洋人寿保险（香港）有限公司（以下简称「太保寿险香港」或「我们」）尊重和保障您的私隐及承诺遵守 ［个人资料（私隐）条例］ (香港特别行政区（「香港」) 法例第 486 章)(「私隐条例」) 的要求。本声明适用于太保寿险香港筛选求职者和进行人力资源管理，并阐述本公司收集个人资料的原因、资料的拟定用途，可能获提供个人资料的人士，以及有关査阅、检视及修改个人资料的方法。本声明中的「个人」是指资料当事人 (定义见私隐条例)， 包括但不限于职位申请人、现职员工、离职员工、以及我们不时因下述目的而需要向其收集个人资料之资料当事人。

1. 太保寿险香港所收集及／或持有的个人资料

于本声明内，「个人资料」的含义与私隐条例中的定义相同。其意包括(a)直接或间接与一名在世的个人有关的; (b)从该资料直接或间接地确定有关的个人的身分是切实可行的; 及(c)该资料的存在形式令予以查阅及处理均是切实可行的数据。

视情况而定， 本公司所收集及／或持有的个人资料包括但不限于姓名、身份证明号码、联络资料 、银行账户号码、学历、工作经验及相关资料、以往工作薪酬资料及证明等。

太保寿险香港将保留您的个人资料直至达到收集个人资料的目的及符合法例要求。如果太保寿险香港不再需要您的个人资料以作任何用途，本公司将会采取合理的步骤，安全地删除或销毁您的个人资料。

2. 未能提供个人资料的影响

职位申请

如未能提供部份或全部个人资料，可限制或甚至导致太保寿险香港无法处理职位申请的要求。因此，我们向资料当事人就职位申请事宜而收取个人资料是必须的。

雇佣关系管理

如未能提供部分或全部个人资料，可限制或甚至导致太保寿险香港无法与其继续建立或维持雇佣关系、或处理与雇佣关系有关的事宜。因此，我们向资料当事人就雇佣关系管理事宜而收取个人资料是必须的。

3. 太保寿险香港收集个人资料的目的

视情况而定，以下为个人资料的收集及使用的目的:

• a) 评估职位申请人是否适合担当其申请职位之职务；
• b) 厘定将与职位申请人商讨的报酬、花红及福利；
• c) 与获选职位申请人商讨雇用事宜及任命审批；
• d) 调整及为在职或离职雇员提供福利、薪酬或补偿；
• e) 为建立及管理员工记录、薪酬表以及登记福利计划；
• f) 监督及管理太保寿险香港及雇员工作及安排；
• g) 维持、检讨及发展太保寿险香港、其母公司中国太平洋人寿保险股份有限公司（「太保寿险」）及其集团总公司中国太平洋保险(集团)股份有限公司（「太保集团」）（连同「太保寿险」，下统称为「太保集团公司」）的整体人力资源安排；
• h) 以助进行工作表现评估、晋升安排、任命审批、职业发展活动及事业发展之有关活动；
• i) 检讨雇用决定；
• j) 在雇员不在办公室时联络该雇员；
• k) 评估雇员的培训及发展需要；
• l) 以为太保寿险香港履行其合约或法定责任；
• m) 管理雇员作出供款及／或从中受益的退休及／或强积金等计划；
• n) 与前雇员之雇佣关系相关之剩余活动，包括（但不限于）提供任职证明，处理再雇用的相关申请以及退休及／或强积金计划给付的相关事宜，以及容许太保寿险香港履行其合约或法定责任；
• o) 确认以及分辨职位申请人及／或雇员（视情况而定）的个别身份；
• p) 确认从职位申请人及／或雇员（视情况而定）收集所得资料的准确性；
• q) 就与雇员所作、所遭受或以其他方式涉及的与其受雇用有关的任何索偿而言，与此等索偿有关的目的，包括（但不限于）提出此等索偿、就此等索偿抗辩、分析、调查、处理、评估、作出决定或响应；
• r) 进行与招聘相关的任何职能或活动，包括（但不限于）资料调查及分析；
• s) 开展核对程序，包括统计及研究、职位申请人及／或雇员归类及分析、维护其档案、针对本部分所列明的任何目的进行数据对照，及建立资料库以侦测欺诈行为（核对过程定义见该条例，但广泛而言包括就采取对资料当事人不利行动的目的，对比资料当事人两组或以上的资料）；
• t) 行使太保寿险香港在雇用雇员方面可能享有的任何权利；
• u) 进行身份、破产、民事诉讼及／或信贷核查；
• v) 确定应向雇员支付或雇员应付的任何债务金额，向雇员或向为雇员债务提供任何担保或承诺的任何人士收取和追讨任何应收金额；
• w) 向雇员委派的任何特定工作中具体规定的目的；
• x) 一般政策下直接关联太保寿险香港人力资源管理的其他目的（于太保寿险香港不时向雇员提供的通知、通告或其他条款及细则中订明）；
• y) 太保寿险香港及太保集团公司进行人力资源资料统计及分析；
• z) 执行任何与上述第(a)项至第(y)项有直接关联的其他任何用途。

4. 转交

太保寿险香港收集的个人资料将保密处理，但可能会转交给及向以下不论是位于香港境内或境外的任何一方披露，以作上述第 a) 至 z) 项之用途。

• a) 太保集团公司
• b) 保险中介人、保险公司、银行、金融机构伙伴及医疗服务供应商
• c) 强积金计划管理人或经理人
• d) 联合推广 / 合作品牌 / 银行及/或金融机构伙伴
• e) 第三方管理人、索偿调查公司、公证行、医疗账单审查公司、风险情报供货商和专业咨询顾问；
• f) 向我们提供行政、电讯、计算机、付款、印刷、赎回及奬赏、研究调查、债务追收、信贷资料、数据处理、信息科技、存置、邮递、系统保安、医疗服务、紧急支持服务、客户服务、收取保费和其他服务的第三方服务供应商，以支持我们执行上述3a)至z)项人力资源管理目的；
• g) 代表我们履行与资料当事人合约或法定责任的其他公司/第三方;
• h) 任何适用和相关的保险业协会和联会;
• i) 本地及境外监管机构、政府机关及税务机关、执法部门、法院及司法机构；及
• j) 在收集之时告知资料当事人的其他第三方。

5.保密措施

为了确保正确使用和保留所收集的个人资料的准确性，以及防止未经授权或意外地被进入、处理、删除或其他用途，我们已采取各种实体、电子和管理措施来保护和保障所收集的个人资料。

在一般情况下，未获取录之职位申请人提供的个人资料不会保留超过6个月的时间，除非有充分的理由让我们必须保留个人资料更长的时间。该等个人资料和材料将被保密处理，除非职位申请人已经接受公司的聘用，在这种情况下，这些个人资料将被转移到职位申请人的员工人事档案中。

申请人在录用后，我们的政策是在雇员停止受雇后仍保留雇员的某些个人资料, 年期为七年。 该等资料为我们处理前雇员的雇佣事务所需的资料, 当中包括但不限于提供工作表现评介, 处理前雇员的重新聘用申请及与退休褔利有关的事宜, 以及方便公司履行合约上或法定责任。

6. 查阅及修改

根据私隐条例，您有权要求查阅及 / 或修改由我们持有的个人资料。如果需查阅及 / 或修改由我们持有的个人资料，请向我们的资料保护主任（行政人事部）作出书面要求，并送达至香港尖沙咀广东道25号港威大厦2座22楼2208室。

欲索取我们有关人力资源管理的私隐政策声明，可联络资料保护主任（行政人事部）以书面提出要求。